Workflow

Der Weg zu erfolgreicher Druck-Workflow-Integration: Strategie, Bewertung und Verbindung

Mittwoch 21. April 2021 - Wann haben Sie zum letzten Mal Ihren Workflow unter die Lupe genommen? Nicht nur die Module und Funktionen, sondern die Integrationspunkte betrachtet, die es ermöglichen, Daten gemeinsam zu nutzen und Business-Systeme auf den aktuellen Stand zu bringen.

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Selbst ein flüchtiger Blick wird Ihnen zeigen, dass diese Integrationspunkte für die gute Verfassung der Geschäftsabläufe von wesentlicher Bedeutung sind. Deshalb ist es im Hinblick auf langfristiges Wachstum entscheidend, den Istzustand Ihrer Workflow-Integration sowie Ihre Optionen zur Schaffung eines durchgängigen Workflows, der Daten unternehmensweit zugänglich macht, zu prüfen.

Betrachtung Ihrer Workflows
Haben Sie eine Integrationsstrategie? Die beste Vorgehensweise ist, Ihren Integrationsansatz festzulegen und zu dokumentieren und dann jedes Projekt anhand dieser Integrationsrichtlinien zu testen. Sie sollten die Anforderungen an den Datenaustausch festlegen, damit sämtliche Prozesse einander Daten in Echtzeit zugänglich machen können. Bei einem typischen Integrationsprojekt können Hunderte von Elementen zu berücksichtigen, kundenspezifischer Code zur Überwindung der Grenzen von Anwendungen zu programmieren, APIs zu aktualisieren und SDKs zu integrieren sein. All dies erfordert ein entsprechendes Projektmanagement sowie Testverfahren.

Ohne eine Strategie zu arbeiten, ist wie eine Besprechung ohne eine Tagesordnung durchzuführen. Wir kommen alle an einem Tisch zusammen und beginnen über das zu reden, was wir für wichtig halten. Prozesse, Problempunkte, Engpässe und Ideen stehen dann im Wettbewerb um die Aufmerksamkeit der Teilnehmer. Am Ende der Besprechung gibt es dann ein paar Maßnahmen, die Prozesse aktualisieren oder Problempunkte beheben.

Selbst wenn Sie eine Strategie festgelegt haben, kann ein Blick auf Ihren derzeitigen Integrationsstatus möglicherweise Lücken aufdecken. Vielleicht werden Sie feststellen, dass die Arbeit, die nötig ist, um eine nahtlose Integration zu realisieren, noch nicht getan wurde. Achten Sie auf teilweise installierte Workflow-Softwarepakete, Inseln mit individuellem Code (in der Regel nicht dokumentiert) und unvollständige Integrationen. Unter Umständen werden Sie bemerken, dass Datenquellen, die eigentlich angebunden sein sollten, fehlen, sodass Mitarbeiter entweder Daten von Hand eingeben oder Entscheidungen ohne relevante Daten treffen. Für unvollständige Integrationen kann es verschiedene Gründe geben: erschöpfte Budgets für professionelle Services, nicht verfügbare Integrationsressourcen oder Schwierigkeiten bei der Arbeit mit alten Code-Blöcken. Das Resultat ist eine teilweise Integration, die das Versprechen operativer Effizienz niemals verwirklichen kann. Selbst in einem JDF-zertifizierten Workflow können die Daten nicht fließen, wenn die Integrationspunkte nicht angebunden sind. In diesem Fall können die Vorteile einer wirklichen Integration nicht ausgeschöpft werden.

Ihre Integrationsuntersuchung kann unter Umständen mehr aufdecken als nur unvollständige Projekte. Eventuell werden mehrere Softwareprodukte entdeckt, die eigentlich demselben Zweck dienen. Nicht selten werden mehrere Web-to-Print- und Webshop-Varianten neben Elementen von Kalkulations-, Terminplanungs-, Bestandsverwaltungs- und Betriebsdatenerfassungswerkzeugen aus teilweise installierten Softwarepaketen und abteilungsbezogenen Anschaffungen gefunden, mit denen spezifische Probleme gelöst werden sollten. Einige Tools können auf speziellen Systemen und Servern laufen, während sich andere wiederum in der Cloud befinden.

Wenn mehrere Tools vorhanden sind, funktioniert jedes von ihnen anders. Sie formatieren die Daten, die sie sammeln, auf spezifische Art und Weise entsprechend ihrer Architektur, und sie leiten sie auch unterschiedlich weiter. Zwei verschiedene Web-to-Print-Umgebungen können Auftragsdaten unter Verwendung von Parametern mit verschiedenen Namen erfassen und weitergeben. Verschiedene Produkte verwenden eventuell unterschiedliche Namenskonventionen für die Art der Datenspeicherung, und Profile müssen gepflegt werden. Jede Variante ist ein Problempunkt. Dies kann dazu führen, dass Verzeichnisse mit spezifischem Code angefüllt sind, der mit der Zeit Probleme bereitet und gepflegt sowie bei jedem Software-Update überprüft werden muss.

Wenn es mehrere Standorte gibt, verstärken sich diese Effekte noch. Mitarbeiter verbringen Zeit damit, die Differenzen auszugleichen, oder sie schreiben spezifischen Code im Bestreben, die Daten zu normalisieren. Man sollte auch nicht überrascht sein, wenn festgestellt wird, dass manche Elemente wesentlicher Geschäftsinformationen in privaten Tabellenkalkulationsdokumenten vorgehalten und diese Informationen dann immer wieder in die primären Systeme eingegeben werden. Um die Voraussetzungen für Wachstum zu schaffen, ist nun ein idealer Zeitpunkt, nach einem wirklich durchgängigen Workflow Ausschau zu halten, bei dem es keinen individuellen Code, proprietäre Systeme und Server oder Teams von professionellen Serviceanbietern mit begrenzten Produktkenntnissen gibt, die budgetbezogen arbeiten. Drucker sollten sich einen einzigen Partner suchen, der über eine umfassende Lösung und ein Team verfügt, das bereit ist, ihnen zum Integrationserfolg zu verhelfen.

Erfolgreiche Integrationsplanung
Integration ist mehr, als nur verschiedene Lösungen miteinander zu verbinden. Einfache Verbindungen unterstützen die Workflow-Architektur möglicherweise nicht hinreichend. Die optimale Vorgehensweise ist sicherzustellen, dass alle Systeme, die Informationen speichern, Daten teilen und gemeinsam nutzen können. Deshalb sind Lösungen gefragt, die eine nahtlose Geschäftsintegration von A bis Z bieten und nicht nur eine Integration der Produktionsbereiche.

Die PRINERGY on Demand Business Solution ist die einzige Lösung auf dem Markt, die diese Integrationsanforderungen erfüllt. Da Microsoft und PrintVIS zusammen mit PRINERGY eine solide Infrastruktur bilden, gibt es keine Notwendigkeit, zahlreiche Integrationsspezialisten oder IT-Experten zu verpflichten. Das Kodak Team analysiert die bestehende Umgebung, erstellt einen Plan, um sicherzustellen, dass die Daten zwischen den Business- und Produktionssystemen ausgetauscht werden und kalkuliert einen Angebotspreis für die Bereitstellung eines kompletten, durchgängigen Business Systems. Ein Lieferant. Eine Lösung. Vollständige Integration.

Ein weiterer Vorteil ist die Plattform, die cloudbasiert ist und Flexibilität sowie Skalierbarkeit bietet. Die Verwendung der Microsoft Plattform bietet die Integration mit Microsoft 365 und Teams, zwei der im geschäftlichen Bereich am stärksten genutzten Softwaretools. Zusätzlich wird die Integration durch den Analysedienst Power BI bereichert, womit jedes Teammitglied Zugang zu Kennzahlenmonitoren (Dashboards) erhält, die sowohl für einfache als auch für komplexe Geschäftsentscheidungen benötigt werden. In weiterer Folge werden die in MIS- und ERP-Systemen gebundenen Daten freigesetzt, um im gesamten Unternehmen genutzt zu werden und jeder Abteilung ein Höchstmaß an betrieblicher Effizienz zu ermöglichen.

Mit PRINERGY on Demand sind Drucker heute und morgen „connected“. Dank der Verwendung der industrieführenden Microsoft Plattform bleiben die Verbindungen auch dann konstant, wenn neue Funktionen und Anwendungsmöglichkeiten hinzugefügt werden. Das Ergebnis ist Zuverlässigkeit. Vertriebsteams können sicher sein, dass ihre Daten genau sind, Kalkulationen auf aktuellen Kosten beruhen und Rabattsätze für das jeweilige Geschäft optimiert sind. Der Produktionsleitung stehen die erforderlichen Informationen für die Tätigkeits- und Maschinenbelegungsplanung sowie die Bestandsauffüllung zur Verfügung. Die Unternehmensleitung erhält den benötigten Überblick und die Möglichkeit einer ausführlicheren Analyse nach Abteilungen, um Wachstumspotenziale aufzuspüren. Das Resultat ist ein leistungsfähiger, integrierter Workflow, bei dem jede Funktion darauf ausgerichtet ist, Druckunternehmen zukunftssicher zu machen.

Von Todd Bigger, VP of Print, Eastman Kodak Company