Aus den Unternehmen

Auf die Plätze, fertig, automatisieren!

Samstag 17. Februar 2024 - Um mit der heutigen Geschwindigkeit Schritt zu halten und wettbewerbsfähig zu bleiben, stehen Unternehmen vor der Aufgabe, Prozesse zu verselbstständigen. Myrko Rudolph, Geschäftsführer der exapture GmbH und Experte für Digitalisierungsprozesse, weiß, an welcher Stelle Betriebe bei der Automatisierung ansetzen sollten.

„Digital transformieren: Die Bedeutung dieses Umdenkens hat in den vergangenen Jahren enorm an Wichtigkeit gewonnen. Fast drei Viertel der Unternehmen wissen darum, ungefähr die Hälfte der Betriebe hat bereits eine eigene Strategie zur Prozessautomatisierung implementiert. Zu den verfolgten Zielen gehören unter anderem Prozessbeschleunigung und Kosteneffizienz.[1] Insbesondere bei internen Abläufen ist noch viel Luft nach oben – hier fallen regelmäßig die Stichworte Drucken, Kopieren und Scannen. Multifunktionsgeräte (MFP) stehen in fast jedem Büro und kristallisieren sich als Alleskönner heraus. Viele Unternehmen schöpfen deren Potenziale jedoch noch nicht aus und beschränken sich in der Funktionsweise der Geräte, zum Beispiel beim Scannen, lediglich auf die Speicherung von PDFs auf internen Servern. Die weitere Verarbeitung findet in der Regel manuell statt. Dabei steht heute eine Vielzahl an innovativen Funktionen zur Verfügung.“

Daten bleiben unter dem Radar
„Nicht nur im Bankgeschäft befinden sich viele Dokumente unterschiedlicher Art im Umlauf – und somit auch jede Menge sensible Daten. Beim Immobilienkauf beziehungsweise -verkauf zum Beispiel bekommen potenzielle Interessenten in der Regel Einblick in Rechnungen der Vorbesitzer und von deren Vorgängern. Da die persönlichen Daten allerdings unbekannt bleiben sollen, schwärzen Banken diese Angaben. Das geschieht noch zu oft in einem manuellen und damit sehr aufwendigen Prozess, der viel Zeit in Anspruch nimmt und fehleranfällig ist. Innovative Lösungen wie die der Kooperationspartner exapture GmbH und BCT Deutschland GmbH ermöglichen es allerdings, 60 bis 70 Prozent des gesamten Prozesses in diesem Zusammenhang zu automatisieren. Es entstehen DSGVO-konforme Versionen der jeweiligen Dokumente, in denen sensible Informationen geschwärzt werden. Dies gelingt dadurch, dass Anwender beispielsweise Namen lediglich einmal im System eingeben, die die Lösung somit lernt und schließlich in der gesamten Akte unkenntlich macht.“

Schritt für Schritt
„Beim zugrunde liegenden Dokumententyp spielt es keine Rolle, ob es sich um frei formulierte Anschreiben, semistrukturierte oder strukturierte Dokumente handelt. Durch die Zusammenarbeit von exapture und BCT Deutschland entsteht eine Brücke zwischen den Dokumenten und den zugehörigen Verarbeitungsprozessen. Damit sicherer Datenschutz gewährleistet ist, besteht der Ablauf aus mehreren Bausteinen: Am Anfang steht die Erfassung des Dokuments. Anschließend erkennt die Lösung die relevanten personenbezogenen Daten und übernimmt automatisiert das Schwärzen. Letztlich erstellt und exportiert sie die anonymisierte Version. Im gesamten Prozess steht die Automatisierung im Vordergrund. Aufgrund der stetig zunehmenden Relevanz von Datenschutz schöpfen Unternehmen an dieser Stelle viel Potenzial durch die Verselbstständigung aus. Zudem generieren sie große Zeitgewinne und senken die Fehleranfälligkeit.“