Aus den Unternehmen

Breites Themenspektrum, großer Erkenntnisgewinn: Die Fachvorträge der DOXNET-Jahreskonferenz

Donnerstag 27. Juni 2024 - Herzstück der DOXNET-Jahreskonferenz im Kongresshaus Baden-Baden sind die Fachvorträge. Die 26. Auflage bot insgesamt fast 25 Anwender-, Grundsatz- und Herstellervorträge zu den unterschiedlichsten Themen.

Michael Adamitzki von der Itergo GmbH titelte seinen Vortrag mit: „Mendels Gesetze in der Digitalisierung. Adaption durch Mutation“. Am Beispiel des Außendienst-Systems stellte der Referent ein internes Projekt im Dokumentenmanagement vor, in dessen Rahmen sich digitale und papierbasierte Prozesse kreuzen. Zentrales Element des neuen Systems ist ein digitales Cockpit. Hier zog der Experte Parallelen zu Evolutionsfaktoren, wie zum Beispiel die natürliche Selektion. „Am Ende sagt nämlich immer der Kunde, wie es funktionieren soll“, betonte Adamitzki mit Blick auf die Frage „Digital oder Papier?“. Dass diese Frage nie einfach zu beantworten ist, belegte er an mehreren Beispielen. So muss bei der Langzeit-Archivierung wichtiger Dokumente in der digitalen Welt einiges beachtet werden: Was passiert zum Beispiel, wenn eine Dokumentenart im Laufe der Zeit technisch nicht mehr geöffnet werden kann? All das sind Fragen, die geklärt werden müssen. „Es reicht ein kleines Bit, das einen großen Impact auf die Entwicklung ausüben kann“, sagte Adamitzki und schlussfolgerte, wie wichtig auch „Mutation für Entwicklung“ ist.
Über die „Vorausschauende Produktion mit KI“ sprach Tobias Kaase, Geschäftsführer der mediaprint solutions GmbH. Das Ziel war klar definiert: Bedarfsgerechte Produktion in jeglicher Hinsicht. Der Transformationsprozess im Unternehmen startete 2018 mit der Maxime: „Der Königsweg muss Online sein!“ KI war von Beginn an ein wichtiger Baustein dieses Wegs und hat mittlerweile die Forecastplanung übernommen – und das erfolgreich, wie Kaase ausführte. Entscheidend auf dem Weg sind vier Stufen: Datenstrategie, Datentechnik, Geschäftsanalyse und -Visualisierung sowie „Maschinelles Lernen“. „Stufe 1 bis 3 ist KI ready, Stufe 4 ist das Sahnehäubchen“, formulierte es Kaase und ergänzte: „Datentöpfe sind die Basis für KI.“ Prozessteilnehmer sind der Kunde, die Disposition, der Einkauf, der Vertrieb und schließlich die Produktion. „Der richtige Forcecast ist der entscheidende Punkt und die zentrale Herausforderung“, betonte der Experte. „Und hier kommt die KI ins Spiel.“ Die KI korrigiert mithilfe etlicher Parameter und Einflussfaktoren den Forecast in Echtzeit und sorgt so für eine deutlich optimierte Vorausplanung und damit für eine bessere Effizienz. Letztlich hat mediaprint solutions den Weg erfolgreich beschritten: Es konnten wesentlich mehr Kunden gewonnen werden. „Veränderung ist notwendig und macht nicht immer Spaß, schafft aber Möglichkeiten und Räume“, sagte Kaase und bilanzierte: „KI veredelt den Digitalisierungsprozess.“
Hardy Klödy (Atruvia AG) referierte über das Thema „Anforderungen und Einführung eines zukunftsorientierten Reporting- und Faktura Systems (RFS) bei Atruvia“. Die Ausgangssituation: Zwei getrennte Systeme für Reporting und Faktura, mit der Folge eines hohen Zeitaufwands für Betrieb und Wartung.
Die Anforderungen an die Lösung waren: Ein zentrales System für Reporting und Faktura, ein zentraler Datenbestand aus den Quellsystemen, eine intuitive Benutzeroberfläche, das Report-Layout nach Zielgruppen abbildbar, die selbstständige Erstellung individueller Reports und das Ableiten von Optimierungspotential in Abläufen. Es wurden klare Ziele der zukunftsorientierten Lösung im RFS formuliert und Funktionsbausteine definiert. Klödy stellte den systemtechnischen Aufbau vor (flache Datenstrukturen, sehr große Datenmengen), ging ausführlich auf die Funktionen ein und beleuchtete den neuen Prozessablauf.
Sein Resümee: Auch wenn es noch Optimierungsbedarf gibt, können jetzt alle Anforderungen selbst gestaltet werden. „Gute Performance, äußerst zuverlässig und stabil“, fasste es Klödy zusammen, denn: Jetzt können kundenindividuelle Reports bereit gestellt werden, genauso wie vielfältige Analyse- und Recherchemöglichkeiten für Support und Service. Auch eine Vollständigkeitskontrolle auf Basis eines Lieferscheins ist nun möglich.
„Outputmanagement im Wandel der Zeit“ lautete der Titel des Vortrags von Michael Lampe (Commerzbank AG). Seine Zeitreise des Dokumentenmanagements begann in den 1990er Jahren mit dem Einsatz von Posy. Er zählte Gründe für einen Dokumentenpool auf (Monitoring, Flexibilität, Recherchemöglichkeit u.v.m.) und beleuchte die Funktionen, die den Output der Commerzbank entscheidend verändert haben (Dokumentenpool, Langläufer u.a.). Ebenfalls sprach er über die Anbindung von Archivsystemen: „Outputlösungen werden immer verzahnter“, sagte Lampe. Mit einem Blick in die Zukunft (Vom Mainframe in die Cloud, Kundenkommunikation in „Echtzeit“, KI-Lösungen) endeten seine Ausführungen.
Über „Unsere Schlüssel zum Erfolg im freien DocOut-Markt: Leidenschaft, bittere Wahrheiten, Diversifikation und Agilität“ sprach Florian Rose von der BC DirectGroup GmbH. Rose zeichnete die Transformation vom DirectMailer zum DocOuter nach. Dass dieser Weg nicht einfach war, machte er deutlich mit dem Satz: „Halten Sie an Ihren Ideen fest – andere zu überzeugen ist schwer.“ Zu Beginn waren Querfinanzierungen unerlässlich, Rückschläge sind nicht ausgeblieben. Eine weitere Erkenntnis: Die Kundenakquise ist sehr beratungsintensiv. Nach der Pandemie hat sich das DirectMail-Business nicht mehr erholt. Aber: „Bittere Wahrheiten zu akzeptieren hilft der eigenen Weiterentwicklung“, sagte Rose. Eine weitere Herausforderung waren die Wünsche der Kunden nach vielfältigen Dokumenten. Daher wurden alle logistischen Prozesse darauf entsprechend ausgelegt, denn: „Diversifikation erhöht Chancen auf Erfolg durch diverse Produkte.“
Wichtig ist Agilität in Vertrieb, Kundenbeziehungen und IT-Projekten. „Zusammenarbeit mit dem Kunden ist wichtiger als Vertragsverhandlungen, und das Initiieren von Veränderung ist wichtiger als das Befolgen eines Plans“, betonte Rose.
Die Auswahl der Grundsatz- und Anwendervorträge im Auditorium zeigte erneut die Vielfalt der Themen bei der DOXNET-Jahreskonferenz.
Die Hersteller-Vorträge im 1. OG des Kongresshauses beleuchteten auch in diesem Jahr wieder vielfältige Themen. Exemplarisch der Vortrag von Michael Mews von der Deutschen Versand Service GmbH. Er stellte das Thema „Briefzustellung in Echtzeit – e@sy, grün und günstig!“ vor. Mews skizzierte das Ziel, den physischen Briefkasten in die digitale Welt zu transformieren. „Jetzt ist die Zeit gekommen, den digitalen Wandel zu vollziehen“, sagte Mews auch mit Blick auf das ökologische Bewusstsein. Neben der Nachhaltigkeit kämen weitere Vorteile wie Kostenersparnis und Schnelligkeit hinzu. Oberste Priorität müsse die Sicherheit haben, genauso gehörten Funktionalität und Nutzerfreundlichkeit zu wichtigen Merkmalen. Am Beispiel von Ident-Verfahren stellte er Ansätze für Usergewinnung vor. Wichtig sei es, den User vom Nutzen des digitalen Briefkastens zu überzeugen. „Machen Sie mit uns den nächsten Sprung“, rief Mews den Zuhörern zu.
Die inhaltliche Bandbreite der Vorträge war erneut weit gefasst. Diese Mischung aus Einblicken in interne Prozesse von Unternehmen, die Entwicklung von KI sowie spannende Perspektiven auf Trends und Entwicklungen in dieser komprimierten Form dürfte einmalig sein: Nur die DOXNET-Jahreskonferenz in Baden-Baden liefert ein derart großes und branchenübergreifendes Themenspektrum.